Статьи

Версия для печати

Все статьи | Статьи за 2002 год | Статьи из номера N4 / 2002

HR-менеджер на новом месте: начинаем с кадровой документации

О. Клочкова,

менеджер по персоналу

С чего начать менеджеру по персоналу на новом месте работы? Наверное с проверки кадровой документации.

Оговоримся сразу: в данном материале речь пойдет преимущественно об HR-менеджерах широкого профиля, в чьи обязанности, так или иначе, входит решение всего круга вопросов по работе с персоналом. Хотя, как ни парадоксально это покажется на первый взгляд, начальный период «вхождения в роль» и своеобразного профессионального «освоения территории» и для «универсалов», и для таких узкоспециализированных HR-менеджеров, как, например, тренинг-менеджер или специалист по подбору персонала, в результате оказывается примерно одинаковым. Но об этом чуть позже.

Итак, первый день на новом месте. Состоялось знакомство с руководством; пройден этап предварительной (на данный момент) оценки целей, задач и миссии компании. Возможно, вы даже получили некоторые инструкции относительно формирования так называемой «зоны ближайшего развития», то есть изменений и нововведений, планируемых в системе управления персоналом в ближайшем будущем.

Первый шаг в реализации всего громадья идей, проектов и концепций, как правило, неизменно сопровождающих приход нового специалиста, на поверку оказывается до банальности будничным и прозаичным. А именно: постановка деятельности кадрового подразделения (на любом этапе его развития) начинается с пересмотра состояния, или, соответственно, с формирования пакета кадровой документации. В первую очередь это касается просмотра личных дел работников. Данную процедуру условно можно разделить на два этапа:

Этап первый: проверка личных дел. Прежде всего, нужно убедиться в том, что они есть на предприятии, что в них вложены необходимые документы по личному составу, и, что эти документы регулярно обновлялись.

Этап второй: ознакомление с материалами личного дела. Его можно назвать заочным знакомством с работниками предприятия. Естественно, что ваш подобный пристальный интерес к анкетным данным новых сослуживцев не должен быть обусловлен стремлением к некоему закулисному сбору информации для последующего использования в манипулятивных целях. Знание биографических (и не только) характеристик работников для вас является профессиональной необходимостью. Совокупность таких «деталей», как этапы личной и трудовой биографии работника, позволит составить и скорректировать его полноценный психологический портрет. Его использование в дальнейшем поможет прогнозировать возможный карьерный рост, разработать индивидуальную схему мотивации и т.д. Подобный «шпионаж» с вашей стороны носит оправданный, ориентированный на конкретные должностные задачи, характер и не имеет ничего общего с праздным любопытством и злонамеренностью.

Особенно актуальным просмотр личных дел является на предприятиях, на которых, например, в силу территориальной разрозненности филиалов, разъездного характера работы многих работников у вас просто нет возможности оперативно познакомиться со всеми лично.

Однако даже в тех случаях, когда на новом месте вы имеете реальный шанс в течение первого же рабочего дня «поздороваться за руку» со всеми работниками компании, значимость контроля за состоянием кадровой документации ничуть не снижается.

Во-первых, в такой ситуации появляется возможность определенным образом соотнести некий собственный интуитивный прогноз, сложившийся в ходе предварительного просмотра кадровых документов, и впечатление от непосредственного знакомства с конкретными людьми. То есть, тем самым сделать своеобразную «разминку» своему профессиональному чутью, что всегда полезно для представителей любых профессий, укладывающихся в схему взаимодействия «человек — человек».

Во-вторых, есть и гораздо менее отвлеченный и более практический мотив. Ведь полноценное обеспечение кадрового документооборота не ограничивается лишь формированием личных дел работников, а подразумевает также составление должностных инструкций, оформление многочисленных приказов по личному составу (о приеме, увольнении, переводе, и др.), не говоря уже о заполнении трудовых книжек.

Таким образом, проверка вами наличия кадровой документации и качества ее оформления, продиктована необходимостью застраховать свою будущую деятельность от разного рода «хвостов» из ранее недооформленных, неправильно оформленных либо просто не существовавших до этого дня разделов документооборота.

Более того, даже в том случае, когда в кадровой службе есть инспектор по кадрам (формально все вопросы, связанные с делопроизводством, входят в его компетенцию), прибыв на новое место, вам следует поинтересоваться некоторыми, казалось бы не входящими в ваши полномочия, деталями.

Например:

1) какие внутренние документы, помимо «стандартного» набора (анкеты, отчеты по набору сотрудников, пр.) находятся в общем ведении работников кадрового подразделения, и какие строго разделены «по полномочиям»?

2) каким образом осуществлялось движение документации внутри кадрового подразделения раньше?

3) По какой схеме строятся отношения кадровой службы с бухгалтерией и юридическим отделом (юрисконсультом)?

4) Насколько четко в реальности соблюдаются на предприятии законодательно закрепленные нормативы по ведению кадрового делопроизводства?

Если на все эти вопросы вы не получили подробный ответ, можете внести их в свой план создания службы персонала — в ближайшем будущем вам придется решать их самостоятельно (от первичного оформления документации до подготовки матрицы взаимодействия с указанными выше подразделениями).

Неясность в перечисленных вопросах на первом же этапе работы может стать причиной многих неприятностей, таких как:

  • несогласованность действий между работниками службы персонала;
  • накопление, а не ликвидация, ранее возникших «задолженностей» по делопроизводству;
  • вероятность возникновения недопонимания и разногласий как внутри службы, так и с финансовым и юридическим подразделениями предприятия;
  • разбирательство с различными внешними проверяющими инстанциями (например, с государственными инспекторами труда).

В этой ситуации даже при максимально изолированных внутри службы персонала участках работы, общие последствия для всего «крамольного» подразделения будут, скорее всего, весьма неблагоприятными.

Но поскольку речь идет об «универсальных» HR-менеджерах, которым помимо оформления документов приходится заниматься многими другими вопросами, полное «погружение» исключительно в русло проверки состояния кадровой документации, может быть чревато и определенными сложностями. Прежде всего тем, что в отличие от «узкоспециализированных» инспекторов по кадрам, большинство менеджеров по персоналу «широкого профиля», к сожалению, не всегда компетентно в вопросе формирования документооборота. Как следствие, грамотная и оперативная проверка состояния кадровой документации не гарантирована.

Поэтому, прежде чем взваливать на себя такую проверку, оцените свои возможности и подумайте, может быть для этой работы целесообразно привлечь внешнего консультанта, который сделает ее профессионально и максимально быстро, а вы будете отталкиваться от его отчета. Если вы все же решили самостоятельно заняться контролем, то просчитайте сколько этот процесс отнимет времени, и как это отразится на других ваших непосредственных обязанностях.

Определенный объем «бумажной» работы присутствует абсолютно в любой составляющей деятельности менеджера по персоналу, и соответственно свое вхождение в должность, он начинает именно с разбора существующей документации. Так, например, специалист по подбору персонала оценивает состояние документации по анкетированию и диагностике соискателей. Тренинг-менеджер, у которого на первый взгляд, казалось бы вообще не должно быть никаких бумаг, просматривает существующие материалы и программы тренингов, иную документацию, посвященную вопросам обучения персонала. Тем самым, некая общая отправная точка в профессиональной адаптации HR-менеджеров всех специализаций, сводится, в конечном итоге, именно к оценке и проработке существующего объема соответствующих документов.

Однако HR-менеджеры узкой направленности проверяют и оценивают документацию, так сказать, ненормативную, не имеющую неких жестких стандартов в своем оформлении (например, претензии к оформлению анкеты соискателя или программы делового тренинга могут носить содержательный или эстетический, но, так или иначе, субъективный характер). К тому же и сам процесс проверки тех документов, которые имеют непосредственное отношение к специализации менеджера, становится неким структурным звеном в общей стратегии деятельности менеджера по персоналу.

А вот от универсального HR-менеджера проверка состояния традиционного кадрового делопроизводства требует, во-первых, конкретных специальных знаний по оформлению, комплектации и правилам хранения документов. Во-вторых, зачастую при организации своей деятельности на новом месте менеджер сталкивается с необходимостью одновременно решать множество разнородных проблем — от сугубо практических до глобально-идеологических (таких, например, как разработка в контакте с руководством стратегии развития фирмы). Соответственно, искушение отложить наиболее рутинную часть работы «в долгий ящик» и полностью сконцентрироваться на более интеллектуально-окрашенных задачах в такой ситуации очень велико.

Тем самым (повторюсь) при всей своей видимой актуальности полноценная проверка имеющейся кадровой документации для специалиста «широкого профиля» на первоначальном этапе может представлять определенные сложности. И в качестве примера такого «смещения приоритетов», усугубленного, к тому же, отсутствием специальных знаний, думается уместно привести аналогичную печальную историю, не так давно имевшую место в одной из московских компаний. К моменту создания внутреннего кадрового подразделения сама организация существовала на рынке уже несколько лет и общая ее численность приближалась к 200 работающим. Служба персонала была сформирована из двух человек: HR-менеджер (он же руководитель) из числа сотрудников без непосредственного опыта, но с близким к «профильному» образованием и инспектор по кадрам — приглашенная «со стороны» выпускница вуза, чей предыдущий опыт сводился, в основном, к заполнению трудовых книжек. При этом, помимо всяческой «идеологии», первоочередной задачей как раз выдвигалась оперативная постановка кадрового делопроизводства (до того момента — вся работа с документацией заключалась в хранении трудовых книжек сотрудниками бухгалтерии). Однако в реальности руководитель отдела, чрезмерно погрузившись в разработку разного рода управленческих схем и предоставив своей коллеге выстраивать документооборот самостоятельно, явно не учел отсутствие не только практического опыта ведения делопроизводства, но и соответствующих теоретических знаний. Тем самым, на протяжении нескольких месяцев руководитель подразделения «двигал идеи» и проводил совещания с линейными менеджерами, а молоденькая инспектор тщетно пыталась разобраться в ситуации по специальной литературе (так как обратиться за консультацией ей было не к кому). В результате, спустя какое-то время подразделение было полностью переформировано, как не решившее изначально поставленной актуальной задачи.

Содержание этой истории несколько отличается от изначально заявленной в данной статье специфики — количеством действующих лиц и системой разделения обязанностей. Но думается, в целом этот сюжет вполне может послужить неким метафорическим обобщением основной темы и еще раз подчеркнуть ее центральную идею: деятельность HR-менеджера в новых условиях требует максимальной соотнесенности и равнозначимости всех ее составляющих — от выработки управленческих схем и моделей до оформления документации.

И именно тщательная проверка кадровых документов, очевидно, должна стать при этом тем «отправным пунктом», от состояния которого во многом будет зависеть общая продуктивность всей последующей работы (и «идеологической» ее части, в том числе).

Если личных дел нет и нет вообще никакой кадровой документации, начинайте планировать сбор информации о сотрудниках от линейных менеджеров и от самих работников, учитывая при этом требования трудового законодательства. На худой конец — обращайтесь в бухгалтерию — она просто обязана знать кому и какую заработную плату выплачивает предприятие. И готовьтесь к длительной работе по формированию системы кадрового делопроизводства.

 

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/



Все права принадлежат Издательству «Финпресс» Полное или частичное воспроизведение или размножение каким-либо способом материалов допускается только с письменного разрешения Издательства «Финпресс».