Командировка: готовим к ней работника и бумаги

Когда контрагенты нарушают свои обязательства, а партнеры затягивают решение важнейших вопросов, ваши работники звонят, направляют факсы и выезжают на встречи. Безболезненно и быстро все это происходит в том случае, если контрагенты и партнеры расположены в той же местности, что и ваша организация. А что если вагоны с необходимым сырьем «застряли» за 2000 км, дозвониться не удается, факса на железнодорожной станции нет, а убедить ее начальника в правильности оформления перевозочных документов и соблюдении всех правил перевозки сможет только ваш снабженец? Тогда начинаются сборы в служебную командировку[1].

Что представляет собой такое территориальное «удаление» работника от основного места работы, как оно оформляется и о чем нужно напомнить командируемому?

Со вступлением в силу Трудового кодекса РФ вопросы командирования впервые (пусть и в общих чертах) стали регулироваться на уровне закона. Им посвящена отдельная Глава 24 Трудового кодекса  РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность». Нельзя сказать, что законодательство обходило командировки стороной. Акты времен СССР (постановление Совета Министров СССР от 18.03.1988 № 351 «О служебных командировках в пределах СССР», инструкция Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР») подробно определяли и, до признания их утратившими силу, будут определять порядок командирования работников (правда в той части, в которой они не противоречат Трудовому кодексу РФ). Несомненно, они во многом устарели и не соответствуют требованиям сегодняшнего дня. По обещаниям Минтруда России, ситуация должна измениться до конца этого или начала следующего года, а пока нам следует руководствоваться тем, что есть.

В настоящее время легальноеопределение понятия служебной командировки содержится непосредственно вТрудовом кодексе РФ. Так, согласно его статье 166 под служебной командировкойпонимается «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срокдля выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Этоопределение несколько отличается от прежнего, содержащегося в уже упомянутойИнструкции СССР от 07.04.1988 № 62. Напомню его: «служебной командировкойпризнается поездка работника по распоряжению руководителя объединения,предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местностьдля выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы». Очевидно,что определения практически повторяют друг друга, но разница между ними все жеесть.

Первое отличие.Прежде всего, понятия различаются указанием на лицо, принимающее решение онаправлении в командировку: ранее — руководитель предприятия, теперь —работодатель. С одной стороны, очевидно, что ранее, во временасоциалистического производства, у всех был один «работодатель» и«руководитель», с другой — в современных условиях это не всегда одно и тоже. Обэтом свидетельствует и анализ норм самого Трудового кодекса РФ, согласнокоторым руководитель организации — это физическое лицо, которое всоответствии с законом или учредительными документами организации осуществляетруководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличногоисполнительного органа (статья 273 ТК РФ), а работодатель — физическое либоюридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения сработником (статья 20 ТК РФ).

Таким образом, понятие«работодатель» шире, чем руководитель, а основное их отличие в трудовыхотношениях состоит именно в правомочии заключать трудовые договоры. Какправило, руководитель действует от имени работодателя[2],который передает ему свои полномочия в трудовых отношениях (на основанииустава, договора, в установленном законом порядке и т.п.).

Второе отличие. Онозаключается в следующем. Ранее командировкой считалась поездка «в другуюместность  вне места постояннойработы»; теперь такого указания нет. Это дает возможность исходить из того, чтокомандировкой может называться поездка не только в другую местность, но и впределах одной и той же местности. Например, предприятие находится в г. Москве,и работника можно направить в командировку на предприятие, находящееся также вг. Москве, оформив направление в командировку соответствующим образом.

В принципе подобная практикаимела место и до принятия Трудового кодекса РФ. Это те ситуации, когда работникможет возвращаться из командировки в тот же день (например, из Москвы вМосковскую область). Однако, как правило, они вообще никак не оформлялись,работникам возмещались только расходы по проезду к месту назначения и обратно,а суточные не выплачивались. Если допустить, что будут приняты новые инструкциии разъяснения, в соответствии с которыми командировки в пределах однойместности обязательно должны быть оформлены приказом, выдачейкомандировочного удостоверения и т.п., то эти требования нужно будет соблюдать.С другой стороны, какому работодателю нужна такая бумажная волокита из-заодного дня?

Вместе с тем Трудовой кодекс РФпрактически дословно сохранил прежнее указание на тот вид поездок, которые непризнаются служебными командировками: это служебные поездки работников,постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер(ранее выделялся еще и подвижной характер). Во избежание трудовых споров,разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре.

Следует обратить внимание, что командировкаотличается от перевода на работу в другую местность. Да, и командировка, иперевод являются формами перемещения трудовых ресурсов. Однако они различаютсякак по своим целями, так и по условиям.

Как известно, один из основныхпринципов трудового договора — принцип устойчивости, что означает сохранениенеизменным его содержания, существенных условий (статья 57 ТК РФ). При этомизменение условий трудового договора возможно только по соглашению сторон, апри изменении существенных условий (даже без изменения трудовой функции) —работник должен быть уведомлен об этом не позднее, чем за 2 месяца в письменнойформе (статья 73 ТК РФ).

Перевод работника на другуюработу означает изменение содержания трудового договора, трудовой функции,других существенных условий, то есть это предоставление работы, необусловленной трудовым договором и другой по сравнению с оговоренной (такой, вовсяком случае признается работа, когда меняется место работы, трудовая функция,оплататруда, степень вредности, тяжести, объем работ, льготы и т.п.).Командировка же — это именно выполнение работы, предусмотренной трудовымдоговором, трудовой функцией.

Кроме того, перевод допускаетсятолько с письменного согласия работника (статья 72 ТК РФ), а для командировкитакого согласия не требуется, так как поездка в командировки относится кдолжностным обязанностям. Поэтому представляется необходимым очень четко иполно указывать в трудовом договоре и должностных инструкциях выполняемыеработником функции и существенные условия (в том числе возможность направленияв командировки).

Командировку также следуетотличать от перемещения работника, которое возможно в той же организации, надругое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации втой же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции,существенных условий трудового договора (в противном случае, это будетпереводом). Перемещение не требует согласия работника (статья 72 ТК РФ).

Кроме определения понятиякомандировки, Трудовой кодекс РФ устанавливает гарантии работникам принаправлении в служебные командировки. К ним в соответствии со статьей 167Трудового кодекса РФ относятся:

• сохранение места (должности) и среднего заработка;
• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Таким образом, служебнаякомандировка характеризуется следующими отличительными признаками:

1) направление в командировку осуществляется по решению работодателя;

2) командировка ограничена сроком. Он определяется руководителем организации, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а для рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ — 1 год. В отдельных случаях иные сроки командировки могут устанавливаться руководителями исполнительных органов власти, например, командировки военнослужащих;

3) командировка имеет определенную цель — выполнение служебного поручения, то есть работы, обусловленной трудовым договором;

4) командировка предполагает задействование установленных трудовым законодательством гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находится в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.).

Командировка какорганизационная процедура состоит из нескольких этапов, первым из которыхявляется принятие решения о направлении работника в другую организацию (филиал,представительство), а последним — подведение ее итогов.[3]

Вопросами командированияработников на предприятии занимается лицо, ответственное за работу с кадрами.Таковым может являться работник кадровой службы (отдела кадров), менеджер поперсоналу, офис-менеджер и др. В данном случае все зависит от численностиработников организации, порой от ее организационно-правовой формы. Например, вгосучреждении этим будет заниматься отдел кадров, в крупной производственнойкомпании, имеющей в своем составе обособленные структурные подразделения —работники департамента по управлению персоналом или того же отдела кадров,менеджер по персоналу, в средней и малой — офис-менеджер или менеджер поперсоналу, а в совсем маленьких фирмах эти вопросы решаются либо бухгалтером,чаще всего занимающимся всеми кадровыми вопросами, либо самим руководителем.Обобщим названия указанных служащих и введем понятие «лицо, ответственное заработу с кадрами».

Итак, где-то за пределамиорганизации для решения неотложного вопроса требуется присутствие вашегоработника. Займемся подготовкой к направлению его в командировку.

Прежде всего, нужно убедиться,есть ли у работодателя такое право. Для этого нужно установить, не подпадает лиработник под категорию лиц, которых запрещено направлять в командировки иликомандирование которых осуществляется с соблюдением определенных правил (см.таблицу).

Решение о направлении работникаили группы работников в служебную командировку принимается руководителеморганизации или ее филиала (представительства), структурного подразделения(отдела, службы).

Во исполнение этого решениялицу, ответственному за работу с кадрами, следует подготовить проект приказа(распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку. Для егосоставления следует воспользоваться формами первичной учетной документации поучету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от06.04.2001 № 26 (№ Т-9 и  Т-9а).

В приказе о направлении вкомандировку должны быть указаны следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество командируемого, его табельный номер;

2) структурное подразделение, в котором работает командируемый;

3) профессия (должность) командируемого;

4) цель, время и место (если их несколько, то указываются все места) командировки;

5) источники оплаты сумм командировочных расходов;

6) основание командировки (служебное задание, приглашение, вызов и т.д.).

Заполненный лицом,ответственным за работу с кадрами, проект приказа передается на утверждение(подпись) руководителю организации или уполномоченному им лицу, например,заместителю.

Проект приказа следует согласоватьс бухгалтерией (с главным бухгалтером) для определения размеров предстоящихрасходов, зависящих, как правило, только от финансовых возможностей организации(например, в зависимости от выделенной денежной суммы можно будет определитьвид транспорта для проезда к месту командировки, уровень гостиницы или иногожилья, в котором будет проживать командируемый и т.п.). Соответственно, приказо направлении в командировку может быть дополнен пунктом следующего содержания:«Главному бухгалтеру обеспечить выплату сумм командировочных расходов вустановленном порядке» или «Бухгалтерии обеспечить выплату аванса накомандировочные расходы в пределах сметы».

Кроме того, в соответствии сдействующими в организации локальными нормативными актами, например, Положениемо порядке разработки, согласования, подписания и утверждения документоворганизации, может быть предусмотрено визирование приказа о направлении вкомандировку иными должностными лицами.

Что обязательно должно бытьсделано лицом, ответственным за работу с кадрами, так это объявление работникуприказа (решения) о направлении в командировку под расписку.

Приказ о направлении вкомандировку является одним из видов служебной документации, и в этом отношенииинтересно отметить, что действующий ныне Общероссийский классификаторуправленческой документации (ОКУД) подобные приказы вообще не выделяет вотдельный вид (не очень понятно, почему: или они настолько малозначимы, иливообще не имеют никакого значения, поэтому на них и не стоит обращатьвнимания?). Перечнем типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным приказомРосархива от 06.10.2000, этому виду документов уделено больше внимания. Преждевсего, они отнесены к приказам по личному составу, которыми, по сути, иявляются; а еще они подразделяются на две группы: приказы о краткосрочныхвнутрироссийских командировках и приказы о длительных командировках. Первыедолжны храниться 5 лет, а вторые — 75.

Инициатива о направлении вкомандировку не всегда исходит от руководителя организации (филиала,представительства), в которой работает работник. Так, руководитель вышестоящейили же головной (в случае с дочерними организациями, филиалами ипредставительствами) может установить необходимость командирования работниканижестоящей организации. Так, например, командировка может быть вызванаполучением предписания (вызова) руководителя (или по согласованию с ним)головной организации. Если раньше можно было ограничиться составлениемпредписания о командировании (поскольку вызов от вышестоящей организации долженбыть принят к исполнению нижестоящей), то сейчас государственные инспекторытруда однозначно будут требовать представления приказа (распоряжения) онаправлении в командировку. Если поступило такое предписание (вызов), вприказе, в строке «основания», на него следует сделать ссылку.

Командировка работника можетбыть вызвана согласием организации принять приглашение каких-либо независимых инеподчиненных предприятий, учреждений, организаций (например, приглашения наразличного рода конференции, семинары, выставки и т.п.). Подобные приглашения,как правило, адресованы не конкретному лицу, а предназначены организации вцелом, поэтому ее руководитель или же руководитель структурного подразделенияпо своему усмотрению решает, кого из работников следует направить в такуюпоездку.

Для этого внутри организацииможет быть использована служебная переписка: лицо, ответственное за прочтение ианализ поступающей корреспонденции (например, офис-менеджер), направляет руководителюорганизации или структурного подразделения служебную записку с предложениемрассмотреть поступившее приглашение и принять по нему решение или можетпредоставить готовое решение на согласование (утверждение). В том случае, еслиприглашение поступило непосредственно руководителю структурного подразделения,то он самостоятельно обращается к руководителю организации с просьбой онаправлении работников подразделения на указанное в приглашении мероприятие(предприятие). Вместе с тем, в данном случае окончательное решение принимаетруководитель организации, и его решение, основанное на служебной записке,опять-таки оформляется приказом о направлении в командировку.

На основании подписанногоприказа (распоряжения) о направлении в командировку лицо, ответственное заработу с кадрами, в одном экземпляре выписывает командировочное удостоверениепо форме № Т-10. Оно является основным документом, удостоверяющим времяпребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и времяубытия из него).

Именно по отметкам вудостоверении (о дне прибытия и дне выбытия) определяется фактическое времяпребывания в командировке. Если работник командирован в разные населенныепункты, то указанные отметки должны быть сделаны в каждом пункте, а такжезаверены подписью ответственного должностного лица и печатью, которой обычнопользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие длязасвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. О том, чтотакие отметки крайне важны, нужно напомнить командируемому, даже если онотправляется в поездку не впервые.

Командировочное удостоверениеможет не выписываться при возвращении работника в тот же день, в который он былкомандирован. Однако фактическое время пребывания в командировке определяют поотметкам в командировочном удостоверении, поэтому во избежание споров,например, с налоговой инспекцией, командировочное удостоверение все же следуетоформлять.

Вопрос о том, может ли работникежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянногожительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации, вкоторой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условийтранспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимостисоздания работнику условий для отдыха. Если командированный остается в местекомандировки, то при предоставлении документов о найме жилья ему возмещаютсясоответствующие расходы.

Помимо командировочногоудостоверения, документом, подтверждающим время нахождения работника вкомандировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих иприбывающих командированных работников. Он позволяет фиксировать перемещениекак собственных сотрудников, так и прибывших из других организаций. Ведениежурнала осуществляется специальным работником (чаще всего, сотрудником кадровойслужбы), который назначается приказом руководителя организации.

Как отмечалось выше, в приказео направлении в командировку должна быть указана ее цель. Однако в этомдокументе она определяется лишь в общем виде, например, «служебное поручение»,подробно же — расписывается в служебном задании на командировку, котороеприменяется для оформления и учета задания, а также отчета о его выполнении(форма № 10-а).

Служебное задание подписываетсяруководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый,затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом ипередается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении вкомандировку. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, тослужебное задание подписывается непосредственно ее руководителем илизаместителем руководителя, и в этом случае, естественно, никакого последующегоутверждения не требуется.

Таким образом, оформлениеслужебного задания на командировку предшествует изданию приказа о ней. Нодругое дело, что на практике это не всегда соблюдается. Как правило,принимается решение о командировке и издается приказ, а задание вообще дается вустной форме.

Содержание задания в каждомслучае определяется общими целями командировки и интересами организации.

В качестве общих формулировок,наиболее часто включаемых в служебные задания, можно назвать следующие:

1) общее задание работникам с выделением конкретных важных вопросов, которые предстоит решить и на которые следует обратить особое внимание;

2) конкретные поручения по конкретному вопросу, подлежащие рассмотрению или решению во время встречи;

3) определение четких задач работников по ведению переговоров (если таковые предстоят) со строгим определением пределов обязательств, которые командированная сторона может взять на себя (если мероприятие проводится по заранее известной программе, то задание должно содержать четкие формулировки позиции представителей организации по каждому вопросу повестки дня);

4) перечень итоговых документов, подлежащих выработке во время встречи с партнерами (протокол, договор и т.п.);

5) объем и перечень информации, разрешаемой к передаче (сообщению) в соответствии с установленным порядком для передачи партнерам;

6) перечень объектов, предусматриваемых для показа командированным работникам, с кратким изложением цели посещения каждого из объектов;

7) указания о порядке представления отчета и плана мероприятий по реализации принятых решений и др.

В следующей статье, посвященной командировкам, мы поговоримо том, в каких консультациях нуждается командируемый, как ему вести себя вдороге и как не только радушно принять его назад, но и правильно оформитьвозвращение.

[1]В статье рассматриваются только служебные командировки в пределах РоссийскойФедерации.

[2]В статье будем исходить из того, что лицо, принимающее решение о направленииработника в командировку, обладает для этого необходимыми полномочиями инепосредственно осуществляет руководство деятельностью предприятия.

[3] ¹ Настоящая статья являетсяпервой из цикла статей, посвященных командировкам. В следующих номерах «КП»будут рассматриваться вопросы консультирования работников перед поездкой, правильногооформления документов в пути следования, а также возвращения работника ворганизацию.

Отдельные номера журналов Вы можете купить на сайте www.5B.ru
Оформление подписки на журнал: http://dis.ru/e-store/subscription/