эксперт
Составление и корректировка графика отпусков
Корректировка графика отпусков в Сборнике укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденному постановлением Министерства труда СССР от 14.11.1991 № 78, не выделена в качестве отдельной операции, а включена в состав работы «составление и корректировка графика отпусков». Согласно Сборнику норматив времени на составление и корректировку графика отпусков по одному работнику отводится 0,10 ч. В содержание этой работы входят:
- Получение графиков отпусков от подразделений, составление единого графика и его корректировка.
Норматив времени — 0,10 ч — рассчитан на одного работника. Это означает, что время, затрачиваемое отделом кадров на составление и корректировку графика отпусков, определяется умножением 0,10 ч на количество работников организации.
В это время входит не только подготовка проекта графика отпусков, но и уточнение его с руководителями структурных подразделений организаций, а также консультации с выборным профсоюзным органом организации.
С апреля 2001 года график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. С одной стороны работа, по установлению очередности отпусков в организации упростилась, а с другой — усложнилась, поскольку требуется не только корректировка графика отпусков, но и внесение информации о фактическом использовании отпуска каждым работником (графа 7 формы).
Корректировка графика отпусков имеет место в тех случаях, когда запланированное время начала отпуска отодвигается в связи с переносом или продлением отпусков, предоставлением отдельным работникам отпусков вне очереди, отзывом из отпусков. Корректировка предполагает внесение соответствующих изменений в графы 8-10 формы № Т-7.
- Доведение графика до руководителей подразделений.
Эта операция не выделена отдельной строкой, а значит время для ее выполнения входит в состав 0,10 ч на одного работника. До руководителей структурных подразделений доводятся либо выписки из сводного графика отпусков по подразделениям, либо его копии. На подготовку выписок (копий) работник отдела кадров также затрачивает определенное время.
- Контроль за соблюдением графика отпусков в течение года.
Эту операцию скорее следовало бы назвать «обеспечение выполнения графика отпусков в течение года», так как с принятием Трудового кодекса РФ предоставление работникам отпусков полностью замкнулось на отделе кадров, и теперь только его работники обеспечивают соблюдение установленной в организации очередности отпусков, а также требований законодательства об отпусках. Руководители структурных подразделений не принимают решения о предоставлении, переносе или продлении отпусков — все эти функции «в руках» отдела кадров.
- Составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.
В настоящее время график отпусков руководящих работников составляется далеко не в каждой организации. Ответ на вопрос, почему данная операция выделена отдельной строкой, следует из комментария к пункту 3. Действительно, в 80—90-х годах схема предоставления отпусков была следующей: соблюдение графика отпусков по каждому структурному подразделению обеспечивали руководители структурных подразделений, и заключалось оно в своевременной подаче в отдел кадров записки о предоставлении отпусков, а последний уже занимался собственно оформлением. В отношении руководящих работников организации соблюдение графика отпусков осуществлял непосредственно отдел кадров — для этого готовился отдельный график отпусков первых лиц (в т.ч. руководителей структурных подразделений), и все подготовительные процедуры, связанные с подготовкой записок, обеспечением взаимозаменяемости управленцев, выполнялись отделом кадров. На сегодняшний день, даже если график отпусков руководящих работников организации ведется отдельно, операция по его составлению и корректировке не выделяется в качестве самостоятельной, а входит в состав общей работы по составлению и корректировке графика отпусков.
Оформление отпуска
На оформление отпуска Сборником отводится 0,11 ч на одного работника. При нормировании времени на выполнение данной работы руководителям отделов организации и оплаты труда, а также кадровых служб нужно учитывать следующие операции:
- Подсчет продолжительности дополнительного отпуска.
Продолжительность ежегодного основного отпуска определяется еще при составлении графика отпусков, а вот подсчитать продолжительность дополнительных отпусков на момент разработки графика можно только приблизительно, поскольку размер ряда отпусков зависит от стажа работы в организации. Например, в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда установленной законодательством продолжительности, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Следовательно, при оформлении ежегодного основного и ежегодного дополнительного отпуска отдел кадров должен подсчитать, на какое количество дней дополнительного отпуска имеет право работник. Это означает, что операция по подсчету продолжительности дополнительного отпуска сохранилась.
- Запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения из отпуска и за какой период он предоставлен на основании записки о предоставлении отпуска (форма № Т-6).
Для работников отделов кадров с более чем 20-летним опытом работы такой документ, как «записка о предоставлении отпуска», знаком с 1980 года. Тогда применялись не унифицированные, а типовые междуведомственные формы по учету труда, утвержденные приказом ЦСУ СССР от 09.09.1980 № 443. Собственно записка о предоставлении отпуска № Т-6 позже была переименована в «приказ о предоставлении отпуска» и просуществовала в незначительно измененной форме практически до 1997 года. Записка о предоставлении отпуска подписывалась, а нередко и составлялась начальником (мастером) цеха (отдела, участка, иного структурного подразделения), а на руководящих работников — начальником отдела кадров. Отсюда и становится ясно, почему отделу кадров вменялся контроль за соблюдением графика отпусков.
В настоящее время информация об отпуске вносится в личную карточку работника не на основании записки о предоставлении отпуска, а на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.
- Составление приказа на отпуск.
На момент разработки Сборника отделы кадров составляли приказы на отпуска по простым формам. Сегодня приказ о предоставлении отпуска представляет собой унифицированную форму № Т-6, утвержденную вышеназванным постановлением Госкомстата России. Однако этот момент не учитывался при нормировании времени на операцию по составлению приказа на отпуск, как и не учитывалось то, что работник отдела кадров должен заполнить лицевую сторону формы № Т-60 «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику», также утвержденной Госкомстатом России в 2001 году. В связи с этим, начальникам отдела кадров и отдела организации и оплаты труда при утверждении собственных нормативов времени на операции по оформлению отпуска следует пересмотреть общий норматив времени в сторону увеличения. Примечательно, что применение формы № Т-6а, предназначенной для оформления отпусков группы работников, сокращает временные затраты на данную операцию незначительно, поскольку записка-расчет о предоставлении отпуска составляется на каждого работника.
- Запись в журнале регистрации отпусков.
Ведение журнала регистрации отпусков было целесообразно до утверждения унифицированной формы графика отпусков № Т-7. Журнал предназначался для отражения фактической даты использования работниками организации отпусков. На сегодняшний день информация о предоставлении работникам ежегодных отпусков вносится непосредственно в график. Поэтому освобожденное от этой операции время используется для выполнения иных работ. Если же отдел кадров продолжает вести журнал регистрации отпусков (например, для того, чтобы в любой момент можно было оперативно подготовить отчет о том, сколько работников и кто именно находится в отпуске; для учета отпусков без сохранения заработной платы и целевых отпусков), то эта операция учитывается в составе работ по оформлению отпусков.
|
