начальник юридического отдела
Издательско-консультационного центра «Дело и сервис»
В прошлом номере главный бухгалтер поставил перед вами непростую задачу — отозвать из отпуска двух требующихся ему бухгалтеров для приведения документации в порядок перед налоговой проверкой. Сегодня мы постараемся справиться с ней.
Можно ли отозвать работника из отпуска и в каких случаях?
Трудовой кодекс РФ отвечает только на первую часть вопроса — в его статье 125 предусматривается возможность отзыва работника из отпуска и разъясняется, какие действия работодатель обязан выполнить в связи с прерыванием отпуска. Ответ на вторую половину вопроса нам придется искать самостоятельно. Если в случае с продлением и переносом отпусков обстоятельства, с наступлением которых увеличиваются и смещаются сроки очередных отпусков, перечислены ясно и четко (статья 124 ТК РФ), то причины отзыва работника из отпуска в Трудовом кодексе РФ не определены. В некоторой степени это на руку работодателю — не нужно анализировать сложившиеся обстоятельства на предмет их производственной или организационной важности, нет необходимости объяснять и обосновывать, зачем понадобилось прерывать отдых работника. Вместе с тем, если исходить из смысла и цели предоставляемого работнику ежегодного отпуска, работодателю не следует злоупотреблять предоставленными ему законодателем возможностями и на локальном уровне решить, в каких ситуациях целесообразно отзывать отпускников (в правилах внутреннего трудового распорядка, ином локальном нормативном акте организации).
Представляется, что как и в случае переноса отпуска по инициативе работодателя, причины отзыва работника из отпуска должны быть объективными, например, для предотвращения производственной аварии или немедленного устранения последствий аварии, для предотвращения несчастных случаев, простоя, причинения ущерба организации, для решения не терпящих отлагательства организационных вопросов и т.д. Выездная налоговая проверка, как впрочем и проверки иных контрольно-надзорных органов, способны доставить большие проблемы организации. Конечно можно пожурить главного бухгалтера и задуматься над тем, почему отсутствие двух его подчиненных так сильно сказалось на его уверенности адекватно отреагировать на действия сотрудников налоговых органов. Но сейчас лучше сосредоточиться на решении задачи — как обеспечить присутствие всех тех работников, от которых, по словам главбуха, напрямую зависят результаты налоговой проверки.
Кого нельзя отозвать из отпуска?
Даже при объективной необходимости присутствия отдельных работников на работе следует учитывать нормы части третьей статьи 125 Трудового кодекса РФ, согласно которой не допускается отзыв из отпуска:
1) работников в возрасте до 18 лет;
2) беременных женщин;
3) работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Где найти отпускника?
Согласно части второй статьи 125 Трудового кодекса РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Значит вам нужно получить это согласие. Но где найти работника? Где он вообще может быть — на морском побережье или на дачном участке, в парижском музее или дома с увлекательной книгой? Все зависит от того, какую схему оформления отпусков, вы создали в организации, от уровня коммуникации между вами и работниками, а также от того, насколько ваша организация (в лице руководства), в принципе, желает знать, где ее работники отдыхают (так, на всякий случай). Если у вас есть номер мобильного телефона работника — вы сможете найти его за пределами как города, так и страны (при условии, что его телефон включен и, вообще, предусмотрительно не забыт дома). В одних организациях работники, занимающие особо значимые позиции, для быстрых и оперативных контактов обеспечиваются мобильной связью за счет организации; в других — ответственных работников перед отпуском просят сообщить о месте предполагаемого отдыха. Заставить работника сообщить вам место отпуска вы не можете, а вот узнать из разговора с коллегами, буклеты каких санаториев он листал за неделю до отдыха — не зазорно. В конце концов — «разведку» может провести и главный бухгалтер. Между тем, опытные кадровики достаточно серьезно относятся к этой проблеме и всегда могут ответить на вопрос, где планировал провести отпуск руководящий или ответственный работник. В ряде организаций в должностные инструкции руководителей структурных подразделений и заместителей руководителя организации изначально включается обязательство о сообщении в отдел кадров информации о месте проведения отпуска. Например: «Финансовый директор перед уходом в отпуск обязан сообщить в отдел кадров информацию о месте проведения отпуска».
В некоторых организациях отделы кадров предпочитают получать необходимые сведения из опросных листов, которые инспектор кадров любезно просит заполнить работника перед ознакомлением последнего с приказом о предоставлении отпуска.
В этот раз вам и главному бухгалтеру повезло, и один работник уже вернулся в родной город, а второй — еще не успел покинуть его пределы. Узнав новость о налоговой проверке, они по-разному отреагировали на предложение об отзыве из отпуска: один согласился уже завтра выйти на работу и выполнить все, что от него требуется; второй — не готов проститься со своей мечтой об отдыхе под пальмами и категорически против досрочного возвращения в бухгалтерию. Придется вашему главбуху обойтись одним работником — еще раз напоминаю, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия!
Как получить и оформить согласие работника на отзыв из отпуска?
Устное согласие работника на прерывание его отпуска — не повод расслабляться. Это согласие вам необходимо получить в письменной форме. Вариантов, как всегда, несколько. Рассмотрим наиболее оптимальные. Первый — попросить работника собственноручно написать заявление о согласии на отзыв из отпуска (см. далее). Второй — подготовить проект приказа об отзыве работника из отпуска и непосредственно в приказе попросить работника подтвердить, что он согласен на отзыв из отпуска. Есть еще один вариант, к которому прибегают кадровики, накопившие большой опыт в решении отпускных вопросов. Выше уже шла речь об опросных листах. Опросные листы (индивидуально на каждого работника) или опросные ведомости (для группы работников) составляются тогда, когда отделу кадров нужно получить необходимую информацию (разумеется, с учетом норм Трудового кодекса РФ, регламентирующих порядок работы с персональными данными). Сами по себе опросные листы или ведомости являются хорошим подспорьем при подготовке графика отпусков (когда необходимо выяснить пожелания работников и получить их в письменной форме). Однако они же могут пригодиться и при проведении кампании отзыва из отпусков, особенно, если процедура отзыва формализована на уровне локальных нормативных актов организации. Например, если в приложении к правилам внутреннего трудового распорядка закрепить перечень структурных подразделений и указать должности или профессии работников, необходимость присутствия которых в экстремальных, незапланированных ситуациях крайне велика, то перед оформлением отпуска вам не придется ломать голову, кого следует опросить. Для составления листа опроса или опросной ведомости вы можете воспользоваться формой, приводимой в разделе «Бумаги».
Можно ли воздействовать на работника, не согласившегося на отзыв из отпуска?
Закон говорит, что ни в коем случае — при неполучении согласия работника работодатель не имеет правовых оснований для применения к нему дисциплинарных взысканий. Еще в период действия КЗоТ РФ Верховный Суд РФ так сформулировал свою позицию на этот счет: поскольку законом не предусмотрено право работодателя без согласия работника досрочно отозвать его из отпуска на работу, отказ работника от выполнения распоряжения о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (пункт 31 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.12.1992 № 16 «О некоторых вопросах применения судами Российской Федерации законодательства при разрешении трудовых споров» (с изм. на 21.11.2000).
Максимум, что может сделать главный бухгалтер, — это обидеться. Но во время своего очередного отпуска он, скорее всего, поймет коллегу — отдыхать нужно всем.
Что может пообещать и что должен сделать работодатель, отозвав работника из отпуска?
Вернемся к нашим бухгалтерам. Итак, один из них согласился прервать свой отпуск и выйти на работу. На вопрос «А что мне за это будет?» вы с главным бухгалтером сгоряча пообещали: «Все, чего душа пожелает!». «Душа» пожелала премиальных, и вы с главбухом не видите никаких препятствий, для поощрения столь лояльного организации сотрудника. Если бы работник в этот момент находился в санатории, вам пришлось бы пообещать ему еще и возмещение стоимости путевки или предложить иной способ компенсации произведенных им расходов.
Но есть ряд обещаний, которые вы в силу закона должны не только дать, но и выполнить.
Прежде всего, нужно разъяснить работнику условия предоставления части отпуска, неиспользованной в связи с отзывом. Согласно статье 125 ТК РФ эта часть отпуска должна быть по выбору работника:
- либо предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года;
- либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
В данном случае право выбора времени использования оставшейся части отпуска принадлежит работнику. Поэтому еще до составления приказа об отзыве из отпуска необходимо знать решение работника по данному вопросу и обязательно отразить его в письменной форме. Не определив время использования оставшейся части отпуска заранее, вы можете столкнуться с неожиданным решением работника уйти в отпуск «завтра!», то есть в самый неподходящий момент.
Если согласие на отзыв из отпуска оформляется в виде заявления, то с учетом сказанного, попросите работника указать в нем принятое вами совместно решение о времени использования оставшейся части отпуска, например так:
| |
Генеральному директору
ООО «Хлебосол»
Ю.К. Мельникову
от И.А. Сорокиной |
|
Заявление
о согласии на отзыв из отпуска
С отзывом из ежегодного отпуска на условиях предоставления неиспользованной части отпуска в период с 11 августа 2003 г. по 28 августа 2003 г. согласна.
|
 |
И.А. Сорокина |
| 18.08.2003 |
|
Нередко у работников отделов кадров возникают сомнения в том, можно ли отозвать работника всего на несколько дней. Например, в нашем случае мы тоже можем надеяться, что налоговая проверка займет два-три дня. По своей цели и смыслу отзыв работника из отпуска означает его возвращение к работе (причем не на время выполнения какой-то определенной работы, а «насовсем», т.е. постоянно); фактически речь идет о прекращении отдыха работника, а не о временном прерывании. Но никто не мешает работнику выразить свое желание об использовании «неотгулянной» части отпуска уже через два—три дня — все зависит от того, о чем вы договоритесь с ним. Так что выход из этой ситуации есть.
Гораздо сложнее обстоит дело с выплаченными работнику отпускными. И это вторая проблема, которую вам предстоит решить. Здесь вы вместе с главным бухгалтером должны определить схему «волки-овцы», по которой и работник будет доволен, и издержки работодателя не особо увеличатся.
Чтобы не лишать работника кровно заработанных отпускных, бухгалтерия, как правило, оплачивает труд отозванного работника с учетом суммы, начисленной за неиспользованную часть отпуска.
Для этого, на основании приказа об отзыве из отпуска:
1) производится перерасчет отпускных из расчета фактического количества дней использованной части отпуска;
2) с первого дня работы производится начисление заработной платы в установленном порядке;
3) при расчете заработной платы работника выплаченные отпускные за неиспользованную часть отпуска засчитываются в счет заработной платы за отработанное время;
4) при предоставлении работнику неиспользованной части отпуска расчет отпускных производится, исходя из нового расчетного периода.
Хотя в приведенной схеме, применяемой на практике, не используется слово «удержание», речь идет именно о нем. Поэтому вам следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса РФ, из которой следует, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Если работник не дает такого согласия на перерасчет или на этапе оформления отзыва из отпуска уже выражает недовольство перерасчетом, лучше отказаться от идеи отзыва этого работника из отпуска совсем. Несмотря на то, что возможность отзыва предусмотрена Трудовым кодексом РФ, последний, тем не менее, не описывает механизм совершения данного действия; применение статьи 137 ТК РФ в этой ситуации проблематично. В этой связи для того, чтобы компенсировать работнику отзыв из отпуска, некоторые организации выплачивают разовые премии (помимо предоставления неиспользованной части отпуска).
Если, объяснив работнику схему перерасчета отпускных, вы получите его согласие, попросите отразить это в заявлении о согласии на отзыв из отпуска, или в отметке об ознакомлении в приказе об отзыве из отпуска.
Каким должен быть приказ об отзыве работника из отпуска?
Унифицированную форму приказа об отзыве работника из отпуска Госкомстат России пока не утвердил, а следовательно, отдел кадров составляет приказ по своей форме.
Приказ об отзыве из отпуска должен содержать причину (основание) отзыва работника из отпуска, а также распоряжение:
- об отзыве работника;
- о предоставлении неиспользованной части отпуска в согласованное с работником время;
- о внесении соответствующих изменений в график отпусков и документы по учету отпусков.
Последнее распоряжение давать не обязательно, так как на основании данного приказа отметки в графике отпусков и в документах по учету отпусков должны производиться автоматически. В том случае, если неиспользованная часть отпуска работника предоставляется в следующем рабочем году, который совпадает со следующим же календарным годом, то рекомендуется дать поручение отделу кадров об отражении в графике отпусков (на следующий календарный год), периода отпуска отозванного ранее работника. При этом, в будущем запланированное время отпуска может быть изменено только по решению самого работника.
Для бухгалтерии важно, чтобы приказ об отзыве работника из отпуска содержал распоряжение о перерасчете заработной платы.
Не лишним будет напоминание о том, что проект приказа визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившими его, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы документационного обеспечения управления (если таковая есть) и юридическим отделом. Если у руководителя организации есть заместитель по кадрам, то приказ визируется и этим лицом.
Поскольку в рассматриваемом случае инициатива отзыва работника из отпуска принадлежала главному бухгалтеру, то и он должен будет поставить свою визу (если бы такой отзыв предложил начальник отдела сбыта, то визу ставил бы он — т.е., инициатор).
Ознакомление работника с приказом обязательно. Если вы решили, что согласие на отзыв из отпуска следует оформить в виде отдельного заявления работника, не забудьте поставить в приказе ссылку на это заявление.
Как уже отмечалось, согласие работника на отзыв из отпуска может быть выражено в самом приказе — в графе, посвященной отметке работника об ознакомлении с приказом. Примерная форма приказа об отзыве из отпуска приводится в разделе «Бумаги».
Вот вы и отозвали бухгалтера из отпуска. Теперь главбух уверен, что налоговая инспекция даже наградит вашу организацию как добросовестного и исправного налогоплательщика. Не забудьте в конце года напомнить ему, чего вам это стоило, когда он будут решать вопрос о распределении неиспользованной части премиального фонда.
В следующем номере мы будем заниматься обычными, но не всегда легкими вопросами оформления предоставления отпусков работникам. | 
