Отпускные хлопоты: предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Щур Д.Л.,

 

(фрагмент статьи)

 

Оформление предоставления очередного оплачиваемого отпуска только на первый взгляд кажется простой процедурой. Несмотря на то, что она не сопровождается  многочисленными согласованиями с работником, составлением дополнительных документов, проблемы все же существуют. Поскольку «дачники», использующие свои участки для выращивания сельскохозяйственных культур, предпочитают отпуска в сентябре, этот месяц может оказаться для вас не менее «жарким», чем июль и август.

Итак, поскольку в вашем рабочем плане записано «составить приказы о предоставлении очередных отпусков», приступим к выполнению этого пункта.

1. Каким должен быть приказ?

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется приказом (распоряжением)¹ по унифицированным формам № Т-6 или Т-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Формы не идеальны, но вполне позволяют решить основные вопросы, связанные с отпусками. О том, что приказы должны составляться именно по этим формам, уже не разговорилось на страницах журнала². Если нам не удалось убедить вас в этом, надеемся, что бухгалтерия найдет для этого дополнительные аргументы.

2. Что указывать в приказе?

Поскольку с реквизитами «Наименование организации», «Фамилия,имя, отчество», «Табельный номер» и другими, идентифицирующими организацию илиработника, проблем быть не должно, перейдем к реквизитам, непосредственносвязанным с предоставлением отпуска.

Вид отпуска

Вид отпуска указывается в специально отведенной строке (вформе № Т-6) или столбце (в форме № Т-6а). Поскольку мы с вами занимаемсяоформлением ежегодного оплачиваемого отпуска, так и записываем: «ежегодный оплачиваемый». Разработчики формы не виделинеобходимости конкретизировать, о каком именно — основном или дополнительномотпуске — идет речь. Но в том случае, если ежегодный дополнительныйоплачиваемый отпуск суммируется с основным, целесообразно указать эти подвидычерез запятую (впоследствии это упростит заполнение записки-расчета опредоставлении отпуска).

Период работы

Под «периодом работы» понимается время, за которое работникупредоставляется отпуск. По общему правилу — это рабочий год (т.е. год,исчисляемый с момента приема работника на работу).

Согласно части первойстатьи 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемыйотпуск, включаются:

1) время фактической работы;

2) время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы (должность). К таким периодам, помимо времени ежегодного оплачиваемого отпуска, относятся:

• периоды отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью 7 календарных дней и менее;
• периоды временной нетрудоспособности, а также другие периоды, в которые работник получал пособие по государственному социальному страхованию;
• время участия в коллективных переговорах, подготовке проекта коллективного договора, соглашения (статья 39 ТК РФ);
• периоды служебной командировки (статья 167 ТК РФ);
• периоды выполнения работником государственных или общественных обязанностей (статья 170 ТК РФ);
• периоды учебных отпусков (статьи 173, 174 и 176 ТК РФ);
• дни сдачи крови и ее компонентов, а также дни медицинского обследования, связанного с донорством (статья 186 ТК РФ);
• периоды повышения квалификации с отрывом от работы (статья 187 ТК РФ);
• периоды прохождения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований) работников, внеочередных медицинских осмотров (обследований) работников по их просьбам в соответствии с медицинским заключением (статья 212 ТК РФ);
• периоды приостановления работы органами государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, вследствие нарушения требований охраны труда не по вине работника (статья 220 ТК РФ);
• периоды забастовки (статья 414 ТК РФ);

3) время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

4) другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

Всоответствии с частью второй статьи 121 Трудового кодекса РФ в стаж работы,дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

а) время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;

б) время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

в) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

В отношении периодов, не включаемых в стаж работы,необходимый для получения ежегодного основного оплачиваемого отпуска, иуказанных в пункте «а», следует учесть, что отсутствие работника на работе безуважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы, должнобыть оформлено надлежащим образом.

Самое большое количество вопросов, возникающих при примененииправил подсчета стажа, касается отпусков без сохранения заработной платы.Например, работнику в течение года предоставлялись отпуска без сохранениязаработной платы продолжительностью 5, 7 и 14 календарных дней. Согласно частивторой статьи 121 ТК РФ из стажа должны быть исключены 14 дней, то есть отпускболее 7 календарных дней. Названная норма Кодекса не предусматриваетсуммирование всех отпусков без сохранения заработной платы, аследовательно, вы должны рассматривать каждый отпуск без сохранения заработкаотдельно.

Рабочий год составляет 12 месяцев и исчисляется с моментапоступления работника на работу; отпуск продолжительностью 28 календарных днейпредоставляется за год работы. Если за год работы работник отсутствовал попричинам, указанным в пунктах «а»—«в», то работодатель«смещает» окончание рабочего этого года и, соответственно, отодвигает «начало»следующего.

Пример.  Работник поступил на работу 08.07.2002. Его первый рабочий год заканчивается 07.07.2003. Второй рабочий год начинается 08.07.2003 и, соответственно, должен заканчиваться 07.07.2004. С 01.08.2003 по 31.08.2003 года работник находился в отпуске без сохранения заработной платы. При составлении графика отпусков на 2004 год отдел кадров владеет информацией о периоде, который не включается в стаж, дающий право на ежегодный отпуск за второй рабочий год. Следовательно, руководствуясь частью второй статьи 121 ТК РФ, отдел кадров может «отодвинуть» окончание второго рабочего года на 1 месяц (31 календарный день). Поэтому в данном примере рабочий год будет заканчиваться 07.08.2004.

Целесообразность учета стажа при составлении графика отпусковстановится очевидной, когда за счет смещения окончания рабочего года (т.е. 12месяцев работы) увеличивается календарный период, за который работникупредоставляется отпуск. Вернемся к приведенному примеру.

Пример.  Работник поступил на работу 08.07.2002. Его первый рабочий год заканчивается 07.07.2003. Второй рабочий год начинается 08.07.2003. С 01.08.2003 по 31.08.2003 года работник находился в отпуске без сохранения заработной платы. Исходя из этого, второй рабочий год будет заканчиваться 07.08.2004. Третий рабочий год будет начинаться у работника с 08.08.2004 и заканчиваться 07.08.2005 (при условии, что не будет периодов, исключаемых из этого стажа). Следовательно, при составлении графика отпусков на 2005 год будет учитываться, что право на очередной отпуск у работника возникает с 08.08.2004, а поскольку данный рабочий год заканчивается 07.08.2005, то в графике отпусков крайний срок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска может быть предусмотрен с 11.07.2005 по 07.08.2005 (28 календарных дней). При такой схеме работник использует отпуск полной продолжительности и, например, при  увольнении сразу после отпуска работодатель освобождается от компенсации, а из заработной платы работника не производятся удержания за неотработанные дни отпуска.

Учет стажа осуществляется на основании записей в личных карточках, приказов об отстранении работников от работы, иных документов по учету кадров.

Также в данной статье читайте:

• Продолжительность отпуска
• Визы

3. В скольких экземплярах составляется приказ?
4. Когда работник должен быть ознакомлен с приказом?
5. Зачем нужна записка-расчет?

¹ Далее — «приказ».

² См.: «Кадры предприятия» № 12, 2002, № 6, 2003.

 

Полностью статья опубликована в журнале Кадры предприятия №9 / 2003