Н.В. Пластинина,
эксперт «КП»
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (часть четвертая статьи 91 Трудового кодекса РФ). При нахождении администрации предприятия, в том числе кадровой службы, бухгалтерии, табельщика, в одном месте, территориально неразрывном с рабочими местами всего остального трудового коллектива, проблем с учетом рабочего времени не возникает: все работники на виду, отсутствие каждого заметно. Но вот как выходить из ситуации учета рабочего времени на рабочих местах удаленных сотрудников? Имеется в виду учет рабочего времени не дистанционных работников, особенности регулирования труда которых установлены главой 49.1 Трудового кодекса РФ, недавно введенной Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ, а учет рабочего времени сотрудников обособленных подразделений и просто имеющих рабочие места вне офиса основного здания предприятия.
Примерами такой «разбросанности» рабочих мест являются:
- удаленность филиала от головного офиса;
- удаленность дополнительного (операционного) офиса от филиала;
- удаленность рабочих мест отдельных сотрудников от головной конторы, филиала и дополнительного офиса (пример: кредитные инспекторы банков, обрабатывающие заявки на предоставление кредита и фактически имеющие рабочее место непосредственно в магазинах);
- удаленность склада от производственного комплекса;
- иные.
Пример
Перерабатывающее предприятие имеет центральный (головной) офис в г. Москве, который указан и в качестве адреса в учредительных документах предприятия. У предприятия также имеется 22 филиала по стране, 2 представительства в странах СНГ. Каждый филиал охватывает территорию 2–3 областей (межрегиональное деление), в 10–15 городах каждого межрегионального филиала расположены производственные цеха (на окраинах городов), а также имеются по 3–5 складов, вынесенных за пределы населенных пунктов вблизи транспортных развязок железнодорожного и автомобильного транспорта. Часть складов хранят уже переработанную продукцию, а часть – сырье для переработки. Кроме того, предприятие имеет в составе филиалов по одному дополнительному офису, каждый из которых не занимается непосредственно производством, но ведет учет производства, занимается логистикой, претензиями контрагентов и прочими «бумажными» делами. При такой структуре предприятия в целом рабочие места находятся достаточно далеко от центрального офиса, офиса филиала, друг от друга, а также производства от места хранения переработанной продукции и сырья.
Рассмотрим, как наилучшим способом организовать учет рабочего времени на всех вышеуказанных рабочих местах.
Мероприятия по улучшению учета рабочего времени
Этап 1: исключаем отсутствие ответственных лиц
Цель: в каждом подразделении должен быть назначен ответственный сотрудник за организацию учета рабочего времени:
– в филиале это будет директор или управляющий филиалом;
– в дополнительном офисе – заведующий дополнительным офисом;
– в производственном цехе – начальник цеха;
– на складе – заведующий складом.
При этом вышеназванные должностные лица не обязательно (хотя могут) самостоятельно должны вести учет рабочего времени сотрудников на местах, они лишь являются должностными лицами, которые за это, а также за многое другое несут ответственность. Заниматься непосредственно ведением табеля, составлением графиков можно обязать и иные должностные лица – табельщиков и начальников более мелких подразделений. Хотя оптимальным вариантом при небольшой численности филиала, дополнительного офиса и иных подразделений будет все-таки назначение и ответственным, и обязанным вести табель именно руководящее должностное лицо подразделения.
При этом обязанность по ведению табеля необходимо включить в должностные инструкции указанных лиц.
Но в данном документе можно ограничиться и общими фразами, указывающими на возможность возложения на них такой обязанности. Например:
– «при необходимости по распоряжению руководителя осуществлять учет рабочего времени подчиненных сотрудников»;
– «выполнять иные поручения руководителя организации, в том числе в области учета рабочего времени сотрудников вверенного подразделения»;
– «в случае производственной необходимости осуществлять и иные свойственные руководителю подразделения функции, в том числе частично в области кадрового учета (оформление табеля, составление графиков работы, прием от работников заявлений на отпуск и т.д.)».
Предложенные формулировки не делают обязанность по ведению табеля для руководителя подразделения постоянной, а лишь указывают на возможность возникновения такой обязанности по распоряжению руководителя.
И уже в случае возникновения необходимости организовать точный учет рабочего времени работников на местах отдельным приказом возложить данную обязанность на конкретных лиц. Для примера такого документа можно воспользоваться образцом, приводимым в разделе «БУМАГИ» на стр. 24.
Результат: в разных подразделениях организации (снизу вверх) имеются должностные лица, ответственные за учет рабочего времени.
Этап 2: минимизируем сложности составления графика работы при суммированном учете рабочего времени
Цель: максимально быстро и удобно для работников составлять график работы, при необходимости – гибко менять его.
В зависимости от желания работодателя график работы может по локальному акту предприятия утверждаться:
- централизованно (руководителем предприятия в головном офисе для всех работников предприятия, включая филиалы);
- полуцентрализованно (руководителями филиалов в отношении подчиненных сотрудников филиалов и включаемых в их состав дополнительных офисов);
- или децентрализованно (на местном уровне) – отдельно по каждому цеху, складу, дополнительному офису – график утверждается руководителем филиала или руководителем непосредственно самого подразделения.
Чаще всего работодатели используют полуцентрализованный или децентрализованный способ составления и утверждения графика, поскольку централизованно собрать всю информацию не так сложно, однако изменять ее в случае необходимости из-за большого объема, наоборот, становится сверхсложно.
Приказом или должностной инструкцией возлагаем на определенных должностных лиц обязанность по составлению и своевременному представлению для утверждения графика работы на следующий период. При этом должностное положение данных лиц должно быть выше («над» теми, для кого график устанавливается). Такая субординация позволит в случае споров и недовольств подчиненных работников принимать данному лицу императивное решение об утверждении графика в наиболее оптимальном варианте для всех.
Результат: в организации в каждом структурном подразделении имеются должностные лица, составляющие график работы.
Этап3: исключаем сложности оформления табеля учета рабочего времени
Цель: обеспечить максимально точный учет фактически отработанного времени каждым работником.
С реализацией данной цели связано больше всего проблем. Если в обособленном подразделении работает два равнозначных по функциям человека или даже один – на кого возложить ответственность за ведение табеля? А если два работника работают посменно и даже не передают друг другу ключи от рабочего места (офиса, сейфа)? А если у единственного работника на удаленном рабочем месте (например, в сельском населенном пункте) нет даже средств связи?
Кто и как будет учитывать фактически отработанное работником время? С вопросом «кто?» можно решить проблему следующим образом:
- назначить ответственным за ведение табеля одного из двоих сотрудников удаленного офиса;
- назначить табельщиком одного из выделенных специально для этих целей сотрудников филиала/дополнительного офиса, возложив на него обязанность по ведению табеля сотрудников на определенной территории, относящейся к одной структурной единице (филиалу/дополнительному офису), а также по осуществлению проверок реального нахождения сотрудников на рабочих местах.
Результат: за счет увеличения количества табельщиков табель будет точнее учитывать рабочее время каждого сотрудника.
Этап 4: обходим проблемы проверки реального нахождения на рабочих местах
Цель: обеспечить надлежащую проверку реального присутствия работников на удаленных рабочих местах.
А вот с вопросом «как учитывать рабочее время» дело может осложниться графиком работ сотрудников, время которых необходимо учитывать.
Пример
Работодатель назначил старшего специалиста бригады агентов ответственным за ведение табеля и проведение проверок. У старшего специалиста установлен обычный рабочий день: с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. В качестве «подопечных» у него имеется бригада агентов из 20 человек, имеющих рабочие места в 10 торговых точках города и пригорода, работающих в режиме с 7.00 до 23.00 (то есть магазин работает 16 часов в сутки). График работы у агентов – посменный, в среднем по 8 часов с чередованием продолжительности (в связи с работой 1 часа в ночное время), с «плавающим» временем обеда без отрыва от работы. Таким образом, в один день один работник будет работать с 7.00 до 16.00, а второй сменщик – с 16.00 до 23.00. Поскольку рабочее время табельщика отличается от рабочего времени агентов, он сможет проверить нахождение первого работника только в период с 9.00 до 16.00 (оставляя непроверенным время с
07.00 до 09.00 (2 часа), а второго – только в период с 16.00 до 18.00 (оставляя непроверенным время с 18.00 до 23.00 (5 часов). И в первом, и во втором случае реальное отсутствие работников на рабочих местах является существенным нарушением трудовой дисциплины, за первый из которых уже в силу значительности можно объявить выговор, а за второй, расценив его как прогул, – даже уволить.
Кроме того, такое раннее открытие торговой точки и позднее время закрытия установлены не случайно, а с целью привлечения нужной категории клиентов. Отсутствие специалиста на рабочем месте может негативно отразиться на планах предприятия-работодателя по обслуживанию целевой аудитории клиентов.
Оптимальным вариантом решения данной проблемы может служить установление старшему специалисту ненормированного рабочего дня с предоставлением предусмотренных Трудовым кодексом РФ, коллективным договором, локальными актами работодателя и трудовым договором с работником гарантий и льгот. В таком случае старший специалист будет волен сам определять разное время для проведения неожиданных проверок работников на местах, не нарушая при этом законодательства и не перерабатывая.
Результат: реальная проверка фактической работы на местах в течение рабочего дня по графикам обеспечена.
Этап 5: попутно воспитываем ответственность и самосознание
Цель: дополнительно к внешним проверочным мероприятиям добиться от работников самосознания.
При разрозненности рабочих мест в рамках одной территории структурного подразделения (пример: дополнительный офис в городской черте – производственные цеха в удаленных районах – складской комплекс за городом) работодателю часто приходится применять внешние проверочные мероприятия: объезд вверенной территории с проверкой фактического местонахождения сотрудников на рабочих местах, обзвон в рабочее время через рабочие телефоны, установка дорогостоящих систем контроля входа-выхода на территорию предприятия, где находится рабочее место сотрудника. Указанные функции по проведению регулярных проверок можно возложить на работника, занимающего среднее руководящее звено: старшего специалиста, начальника группы и пр.
Однако все внешние факторы никак не порождают ответственности работника к выполнению своих должностных функций в течение всего рабочего дня – от начала и до окончания. Внешние проверочные мероприятия, конечно, сводят к минимуму вероятность походов в парикмахерскую или по магазинам в течение рабочего дня. Но они же приводят и к формированию хитрости у работников: на основе анализа обычного времени таких проверок работники будут стараться присутствовать на рабочих местах именно в это время, допуская занятие личными вопросами в течение рабочего дня в остальное время. Так, например, единственный работник дополнительного офиса, у которого в качестве рабочего дня установлена суббота (выходные – воскресенье, понедельник), с учетом маловероятности внешней проверки в начале и конце рабочего дня может позволить себе за правило являться в субботу на работу к 11 часам и уходить в 16.00.
Для формирования ответственности и внутреннего самоконтроля можно ввести усложненную систему регистрации в базе данных. Например, каждый час в период с 00 минут до 10 минут каждого часа работник, получив в тот же период пароль на электронную почту, должен будет поставить отметку в специальной общедоступной в организации программе с помощью присылаемого каждый час пароля. При этом выход на почтовый ящик вне пределов территории работодателя необходимо сделать невозможным. В таком случае работник не сможет в силу самоконтроля отлучаться с рабочего места более чем на 50 минут ежечасно, даже если внешних проверочных мероприятий в этот день не проводится. Отсутствие регистрации в системе автоматически будет означать отсутствие работника на рабочем месте.
Результат: работник сам контролирует свое рабочее время, допуская минимум отлучек. | 
